HỌP SAO CHO HIỆU QUẢ

HỌP SAO CHO HIỆU QUẢ?
Tác giả: Nguyễn Hữu Long

80% những cuộc họp ở các công ty VN là không cần phải họp. Trong những cuộc họp thực sự cần họp, 80% lại là những cuộc họp vô bổ.

Con số này có phần chủ quan? Vâng, đúng là chủ quan vì nó được tôi thống kê và ước tính bằng sự trải nghiệm của tôi ở các cuộc họp lớn nhỏ ở nhiều doanh nghiệp Việt. Thực tế, con số có thể thấp hơn chút đỉnh, nhưng nhìn chung, rất nhiều cuộc họp ở doanh nghiệp Việt thực sự là kém hiệu quả, gây lãng phí, và góp phần giết chết doanh nghiệp. Vì sao tôi khẳng định như vậy? Đơn giản là vì các cuộc họp (thường kéo dài lê thê) ở các công ty Việt Nam luôn mắc phải một hay nhiều các sai lầm sau đây (hãy thử dùng chính công ty của mình để so sánh và kiểm chứng nhé!):

1. Không có mục tiêu cuộc họp: Cứ muốn họp là họp, không có mục tiêu, kỳ vọng rõ ràng cho cuộc họp. Cả chủ tọa lẫn người họp đều không biết họp để đi đến kết quả gì?

2. Không có chương trình nghị sự: Cứ triệu tập là họp, không ai biết nội dung, chương trình cụ thể là gì

3. Không có lịch báo trước: Sếp hứng lên là gọi họp. Nhiều người phải bỏ dở công việc quan trọng chỉ vì bị sếp réo đi họp. Có khi, ngày họp vài lần.

4. Không có tài liệu chuẩn bị: Khi hỏi đến vấn đề gì, mới chạy sục tìm tài liệu liên quan. Mà có khi tìm không ra vì thiếu chuẩn bị trước

5. Không kiểm soát thời gian trong lúc họp: Sếp nói nhiều, huấn thị nhiều quá. Thảo luận nhảy cóc, lan man, thiếu trọng tâm. Hết giờ vẫn không giải quyết được các vấn đề quan trọng.

6. Mang laptop theo làm việc riêng khi họp. Không tập trung vào nội dung cuộc họp mà mang theo tài liệu, laptop để làm việc ngay tại cuộc họp (vụ này khá phổ biến)
 

7. Sa đà giải quyết những vấn đề song phương trong các cuộc họp đa phương (vụ này hơi bị nhiều).

8. Không đúc kết từng vấn đề. Thảo luận nhiều nhưng không có kết luận.

9. Không có chương trình hành động sau cuộc họp với việc gì phải làm, ai chịu trách nhiệm chính, ai hỗ trợ, thời hạn bắt đầu, kết thúc

10. Cuối buổi họp, không dành lấy 5-10 phút để đánh giá lại hiệu quả cuộc họp vừa qua.

11. Cuộc họp mới không quan tâm đến kết quả xử lý những vấn đề nêu trong các cuộc họp trước đó.

12. Biên bản họp không ghi tóm tắt nội dung đã thống nhất dưới dạng một kế hoạch hành động, mà “tường thuật trực tiếp” diễn biến cuộc họp - nêu tên từng người kèm theo lời phát biểu (theo kiểu anh A nói gì, chị B trả lời sao…)

Và, còn nhiều sai lầm khác làm cho các cuộc họp trở thành nỗi ám ảnh của nhiều cán bộ nhân viên.

Hãy đọc kỹ 12 sai lầm trên và hãy làm… ngược lại. Tôi tin, các cuộc họp sẽ tạo ra giá trị, góp phần làm cho hoạt động của doanh nghiệp gia tăng hiệu quả. Công ty bạn có mắc sai lầm nào trong số 12 sai lầm trên không?