Tản mạn về Tự Động Hóa Doanh Nghiệp

Thứ tư - 20/05/2020 07:39
Nếu bạn chỉ là DN siêu nhỏ, cứ tập trung sinh tồn, kiếm KH đi đã. Việc tự động hóa doanh nghiệp không quan trọng lắm đâu.
Tự động hóa doanh nghiệp
Tự động hóa doanh nghiệp

Tản mạn về Tự Động Hóa Doanh Nghiệp cho DN vừa và nhỏ.
Tác giả: Nguyễn Tuấn Hùng Nanado

Rất nhiều chủ doanh nghiệp mình có dịp gặp và tâm sự, cái mà anh em rất quan tâm là làm sao tự động hóa doanh nghiệp của mình, vì cái gì hiện tại cũng phải đến tay họ thì mới êm xui được.

Anh em CEO nôn nóng muốn tự động hóa doanh nghiệp sớm để không phụ thuộc vào cá nhân, giải phóng lãnh đạo khỏi những sự vụ vặt vãnh hằng ngày. Nhiều anh em còn nghĩ rằng chỉ cần có phần mềm ERP là đủ, nhưng không phải như vậy.

Nếu bạn chỉ là Doanh nghiệp siêu nhỏ, cứ tập trung sinh tồn, kiếm KH đi đã. Việc tự động hóa doanh nghiệp không quan trọng lắm đâu.

Nhưng khi Doanh nghiệp đã nở lớn đến hơn cả trăm nhân sự, nhiều chi nhánh ở nhiều tỉnh, ... việc không có hệ thống vận hành sẽ là 1 ác mộng. Những bệnh hay gặp lúc đó sẽ là:

- Bất kỳ chuyện gì đều phải tới CEO quyết.

- Cấp quản lý không biết cách thu thập thông tin, không biết báo cáo các vấn đề thuộc phòng ban mình. Tất cả các vấn đề đều nói miệng hoặc nhắn tin qua mạng Xã hội hoặc khi nào Sếp hỏi thì trả lời. Hệ lụy không nhỏ từ việc cất nhắc ns có chuyên môn nội bộ lên làm Quản Lý nhưng không cho họ đi học về nghiệp vụ nhà quản lý. Không phải ai cứ giỏi chuyên môn là biết quản lý.

- Không biết cách lập Kế hoạch công việc. Dẫn đến không chủ động được công việc, được thời gian, không kiểm soát được chi phí vì không phân bổ ngân sách chi tiêu hàng năm cho các phòng ban.

- Các cấp quản lý thì Không biết cách kiểm tra giám sát giao việc nhân viên.

- Không có ý thức bảo quản vật tư, máy móc thiết bị, tiết kiệm chi phí.

- Nhân viên thiếu đoàn kết, 1 số chi nhánh ít ghé thì nv lộng quyền, làm việc bê trễ.

Và nhiều bệnh khác từ việc thiếu hệ thống mà ra.

Vậy CẦN LÀM GÌ???

1. Chuyển đổi thói quen toàn bộ đội ngũ lãnh đạo và các quản lý cấp trung từ việc cả tổ chức kinh doanh tự phát, thích gì làm đó, sang có mục tiêu cốt lõi, tầm nhìn, chiến lược cạnh tranh và lên kế hoạch hàng năm, lập dự toán phân bổ ngân sách cho tất cả p.ban cùng chung tay làm theo các chỉ tiêu chung KPI đã lên đầu năm. Việc họp giao ban đầu năm là vô cùng quan trọng vì để:

- Xây dựng Bản đồ chiến lược trong năm.
- Xây dựng BSC - KPI tổ chức trong năm.

2. Chuyển đổi mỗi cá nhân từ làm việc tự phát, cảm tính theo kinh nghiệm cá nhân sang làm việc theo bộ khung chung toàn hệ thống.

- Xây dựng hệ thống quy trình vận hành làm ra Sản phẩm / Dịch vụ: vấn đề nào làm trước, vấn đề nào làm sau, kiểm tra chéo giữa các bộ phận

- Xây dựng hệ thống quy định: đi làm đúng giờ, không lãn công, không được phép làm -> đào tạo nhận thức cho nhân viên. Nhận thức đúng sẽ làm đúng.

- Xây dựng Hướng dẫn công việc: hướng dẫn đúng và đủ cho nhân viên theo vị trí -> Không để lãng phí thao tác thừa xảy ra (lãng phí Lean Sixma). Thiếu thao tác thì ảnh hưởng tới Chất lượng

- Đào tạo nhân viên (đào tạo tại công ty hoặc cho nhân viên tham gia các khỏa đào tạo ở bên ngoài để nâng cao nghiệp vụ). Nên áp dụng mô hình thuê cá nhân hoặc đội ngũ (bên ngoài) Đào Tạo và Tư Vấn trực tiếp tại công ty (tùy theo quy mô và nguồn lực của công ty mà chọn đơn vị cho phù hợp).

- Áp dụng các ứng dụng công nghệ vào trong công ty (phần mềm, kỹ thuật công nghệ ...)

- Xây dựng quy chế doanh nghiệp.

- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty để hạn chế rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp.

3. Xây dựng các chuẩn mực cho con người để Tuyển Đúng Người, Dùng người dễ hơn, Giữ người được lâu hơn.

Vì hầu hết đi từ nhỏ lên, không tránh việc Doanh nghiệp tuyển dụng đại trà, ài ạt thiếu sàng lọc.

- Chuẩn Hóa Yêu Cầu Đầu Vào và Mô Tả Từng Vị Trí Một trong tổ chức. Mô Tả gồm đủ Nhiệm Vụ, Quyền Hạn, Trách Nhiệm & Đền Bù, Yêu Cầu Công Việc (Tiêu Chuẩn), Tác Phong - Thái Độ, Khối Lượng Công Việc Cần Đạt (Hiệu Suất)

- Xây dựng bộ khung từ điển năng lực cho từng vị trí/chức danh.

- Xây dựng Lộ Trình Công Danh, áp dụng cách tính Lương 3P vào trong Doanh Nghiệp

• P1: Tính ra lương của vị trí công việc trong doanh nghiệp (tiêu chuẩn chức danh ở công ty) - Position

• P2: Trả lương theo Năng Lực của mỗi cá nhân (xây dựng bộ từ điển năng lực -> đánh giá năng lực thực tế của nhân viên) - Personal

• P3: trả lương theo hiệu quả công việc (xây dựng KPIs cho các phòng ban – cá nhân theo mô hình BSC - KPI ở mục 1 và nguyên tăc SMARTER). - Performance

• Để áp dụng Lương 3P vào trong Doanh Nghiệp thì phải cần một quá trình quá độ để Xây dựng, để truyền thông, để làm công tác tâm lý cho CBCNV, để chuẩn bị kinh phí, để giữ chân người tài, đúng thời điểm để áp dụng

• Trước mắt nên áp dụng Lương P1 và P3.

- Xây dựng Cơ Chế Đãi Ngộ và Phạt.
- Xây dựng các Quy Trình cơ bản về Nhân Sự:

• Xin nghỉ phép.
• Xin nghỉ việc.
• Xin xét duyệt (lương, thưởng, thăng tiến)
• Đánh Giá Nhân sự.
• Tuyển dụng và Phỏng vấn Nhân sự.

4. Tạo tiền đề gắn kết tổ chức bằng hệ thống niềm tin, giá trị chung với Văn Hóa Tổ Chức.

Văn hóa doanh nghiệp có thể hiện ý thức và niềm tin được chia sẻ bên trong doanh nghiệp. Được xây dựng từ giá trị cốt lõi và bộ tư tưởng triết lý của chủ doanh nghiệp.

- Đào Tạo mỗi nhân viên về văn hóa.

- Xây dựng hoạt động tuyên truyền thường xuyên.

- Quy chế cần có luật bảo vệ giá trị cốt lõi.

......................
TỚI ĐÂY BẠN THẤY QUÁ NHIỀU THỨ PHẢI LÀM ĐỂ TỰ ĐỘNG HÓA DOANH NGHIỆP?

ĐIỀU ĐÓ ĐÚNG, vì xây tự động hóa đâu có đơn giản. Và 1 sự thật, là cứ mỗi lần công ty tăng trưởng lên 1 bậc.

Đang từ 1 tỷ doanh thu, lên 10 tỷ.
Đang từ 10 nhân viên, lên 50 nhân viên.
Đang từ 1 trụ sở thành 3 chi nhánh.
Là gần như tất cả mọi điều xây bên trên đều TRẬT LẤT, SAI BÉT HẾT, không còn áp dụng được, phải cải tiến, phải xây lại, phải điều chỉnh lại, KHÔNG LÀ ĐỔ MÁU KHÁ NHIỀU. Ví như quy trình xử lý 10 đơn/ngày sẽ sai bét nếu áp dụng cho 1000 đơn/ngày và 7000 đơn/ngày Quy trình giám sát cho 10 người sẽ vớ vấn nếu áp dụng cho 1000 nhân sự ở 1 điểm sẽ khác, mà nếu tới 100 điểm bán hàng thì lại càng khác. Cách làm, quy chế cũng khác hoàn toàn.

Hãy nhớ chúng ta phải theo sát, điều chỉnh, bổ sung, cải tiến liên tục hệ thống (PDCA) nhé.

Nguyên lý cơ bản là phải PDCA liên tục cho mọi quy trình đã xây dựng ra, không được ngủ quên trên chiến thắng.
.................
Chúc anh/chị/em thành công.

- Doanh nhân. Nguyễn Tuấn Hùng -

Author: Nguyễn Tuấn Hùng Nanado

Total notes of this article: 0 in 0 rating

Click on stars to rate this article

  Ý kiến bạn đọc

Thống kê truy cập
  • Đang truy cập5
  • Máy chủ tìm kiếm3
  • Khách viếng thăm2
  • Hôm nay648
  • Tháng hiện tại1,150
  • Tổng lượt truy cập280,689
TEKSOL VIETNAM FANPAGE
NHÃN HIỆU ĐỒNG HÀNH
Copyright     I     Privacy     I      Sales Terms & Conditionsvcci buiding

CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHIỆP TEKSOL VIETNAM            
 
TEKSOL VIETNAM., JSC
Địa chỉ ĐKKD:  Số 17/45 Kiều Sơn, Phường Đằng Lâm, Quận Hải An, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
VPGD: Phòng 401, tầng 4, tòa nhà VCCI, 464 Lạch Tray, Ngô Quyền, Hải Phòng, Việt Nam
Mã số thuế:
0201862965
Tel: +84 911 110 800
Email:   sales@vnteksol.com  I   vnteksol@gmail.com
Số tài khoản: 1031000006262 tại ngân hàng Vietcombank chi nhánh Nam Hải Phòng
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây